Zakład Usług Konsultingowych Know How Sp. z o.o. otrzymał dofinansowanie ze środków unijnych na realizację projektu pn. „Opracowanie i wdrożenie innowacyjnego systemu informatycznego B2B w Zakładzie Usług Konsultingowych Know How sp. z o. o. w Szczecinie”. Projekt jest realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 8: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.
Realizowany przez ZUK Know How projekt prowadzony jest w partnerstwie ze szpitalami wchodzącymi w skład Grupy Nowy Szpital. Są to:
Nowy Szpital sp. z o. o. prowadzący Niepubliczny Zakł ad Opieki Zdrowotnej Nowy Szpital w Świeciu
Nowy Szpital w Nakle i Szubinie sp. z o. o. prowadzący Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nowy Szpital w Nakle i Szubinie,
Nowy Szpital 2 sp. z o. o. prowadzący Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nowy Szpital we Wschowie,
Nowy Szpital w Świebodzinie sp. z o. o. prowadzący Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nowy Szpital w Świebodzinie,
Nowy Szpital w Kostrzynie nad Odrą sp. z o. o. prowadzący Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nowy Szpital w Kostrzynie nad Odrą,
Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital im. dr n. med. R. Śmigielskiego sp. z o. o. w Skwierzynie.
Nowy Szpital w Wąbrzeźnie sp. z o. o. prowadzący Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nowy Szpital w Wąbrzeźnie,
1. Opis projektu
Celem projektu jest wdrożenie systemu B2B, który umożliwi automatyzację wymiany informacji między systemami informatycznymi współpracujących przedsiębiorstw - biorących udział w projekcie (Zakład Usług Konsultingowych Know How Sp. z o.o. i poszczególne Szpitale). Współpraca Wnioskodawcy z partnerami trwa od ponad 2 lat i polega na wzajemnej wymianie podmiotowej wiedzy – właściwej dla zakresu działania każdego z podmiotów (Zakład Usług Konsultingowych Know How Sp. z o.o. – wiedza z zakresu doradztwa finansowego i zarządzania placówkami ochrony zdrowia, Szpitale – wiedza praktyczna z zakresu funkcjonowania placówek ochrony zdrowia). Efektem współpracy są dokumenty finansowe (raporty, sprawozdania i analizy), które wykorzystywane są do bieżącego oraz strategicznego wsparcia zarządzania szpitalami.
Realizacja projektu umożliwi wdrożenie w Zakładzie Usług Konsultingowych Know How sp. z o. o. elektronicznego systemu obiegu zadań, wymiany dokumentów oraz informacji rzeczowo-finansowych oraz zintegrowanie powyższych systemów z systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwach partnerów.
W ramach projektu przewiduje się, że system B2B będzie realizował następujące procesy biznesowe:
Elektroniczny system obiegu zadań między partnerami realizującymi projekt,
Elektroniczny system wymiany dokumentów między partnerami realizującymi projekt,
Elektroniczny system wymiany informacji rzeczowo-finansowych związanych z funkcjonowaniem placówek ochrony zdrowia.
Etapy projektu:
1. Zakup elektronicznych systemów i licencji.
2. Początek analiz i integracji planów rzeczowo-finansowych oraz rozpoczęcie prac nad systemem analiz.
3. Zakończenie integracji planów rzeczowo-finansowych.
4. Integracja systemów obiegu zadań.
5. Integracja systemów obiegu dokumentów.
6. Zakończenie prac nad systemem analiz danych.
2. Rezultaty
Elektroniczny system obiegu zadań umożliwi zlecanie zadań pomiędzy Zakładem Usług Konsultingowych Know How sp. z o. o. poszczególnymi partnerami i na bieżąco monitorowanie stanu wykonania poszczególnych zadań. Zlecone zadanie będzie mogło być w zależności od potrzeb zmieniane przez osoby do tego upoważnione.
Elektroniczny system wymiany dokumentów usprawni pracę poprzez stworzenie struktury hierarchicznej dokumentów, nadawanie praw do dokumentów, automatyczne wersjonowanie dokumentów. Uproszczony zostanie dostęp do dokumentów tworzonych w ramach przedsiębiorstw poprzez możliwość uzyskania dostępu oraz edytowania dokumentów partnerów w ramach posiadanych uprawnień. Polepszy się również przekazywanie dokumentów, gdyż zamiast używać pocztę elektroniczną, dokument będzie można umieścić w systemie obiegu dokumentów i nadać mu odpowiednie prawa, zaś ewentualne jego modyfikacje będą dostępne jako kolejne wersje dokumentu wraz z wyszczególnieniem zmian.
Elektroniczny system wymiany informacji rzeczowo – finansowych umożliwi pozyskiwanie danych planów rzeczowo-finansowych obejmujących planowane przychody, koszty, inwestycje, remonty, zakupy, planowane przepływy pieniężne, planowaną organizacja pracy, etaty, kontrakty, umowy-zlecenia oraz koszty finansowe.
Projekt jest innowacyjny, ponieważ możliwa jest wymiana danych z partnerami rozproszonymi geograficznie, nawet kilkaset kilometrów między sobą, przy użyciu zaawansowanych narzędzi informatycznych oraz wykorzystanie tych danych do optymalizacji procesów funkcjonujących w tychże przedsiębiorstwach. Innowacyjna jest również możliwość wymieniania dokumentów oraz zadań przy użyciu dedykowanych narzędzi, co usprawnia i polepsza jakość pracy.
3. Korzyści wynikające z realizacji projektu
Projekt zakłada wprowadzenie rozwiązań usprawniających procesy biznesowe między wnioskodawcą a partnerami. Zintegrowane systemy informatyczne znacznie poprawią szybkość i jakość wymienianych informacji rzeczowo- finansowych, usprawnią obieg dokumentów pomiędzy partnerami, możliwe stanie się także spójne zarządzania zadaniami zlecanymi pomiędzy partnerami. Zintegrowany system umożliwi skuteczne monitorowanie, ocenianie oraz optymalizowanie organizacji pracy u partnerów, co wynika ze stałego przepływu danych rzeczowo- finansowych.
Wdrożenie systemu wpłynie na wprowadzenie nowych rozwiązań organizacyjnych. Zostanie stworzona komórka organizacyjna zajmująca się analizą danych rzeczowo- finansowych. Jej powstanie przyczyni się do usprawnienia działalności partnerów poprzez analizy benchmarkowe grupy partnerów uczestniczących w realizowanym projekcie.
Automatyzacji procesów biznesowych doprowadzi do zwiększenia ich efektywności poprzez:
usprawnienie obiegu zadań,
zwiększenie kontroli realizacji poszczególnych zadań,
zwiększenie szybkości reagowania na ewentualne nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostek oraz poprawa szybkości redukowania niekorzystnych zjawisk,
skrócenie czasu pozyskania informacji,
poprawę jakości pracy,
uzyskanie przez Wnioskodawcę szybkiego dostępu do najbardziej aktualnych danych rzeczowych i finansowych planowanych oraz wykonanych, co pozytywnie wpłynie na jakość ekonomicznego i zarządczego funkcjonowania partnerów,
umożliwienie określania benchmarków, tworzenia wskaźników, wskazywania słabych punktów w kontekście działalności partnerów.
4. Źródła finansowania projektu
źródło finansowania całkowitego kosztu inwestycji (w PLN)
Całkowity koszt 100% - 722 600,00
Dofinansofanie - 386 500,00
Beneficjent - 336 100,00
5. Projekt jako inwestycja
Poprzez realizację projektu nastąpi rozbudowa potencjału wnioskodawcy. Zaplanowano zakup środków trwałych (m. in. komputery, serwer, klimatyzowana szafa do serwera, rzutnik multimedialny, drukarka laserowa, niszczarka przemysłowa) oraz wartości niematerialnych i prawnych (elektroniczny system obiegu zadań, system tworzenia planów rzeczowo-finansowych oraz elektroniczny system wymiany dokumentów), które przyczynią się do zwiększenia zdolności wytwórczych wnioskodawcy i usprawnienia prowadzonej działalności.
Wynikiem realizacji projektu oferta wnioskodawcy zostanie powiększona o nową usługę polegającą na analizie działalności danej jednostki na tle innych przedsiębiorstw z branży (dotychczas porównywanie odbywało się wyłącznie w odniesieniu do jednego, określonego przedsiębiorstwa, po wprowadzeniu zintegrowanych systemów możliwe będzie porównywanie działalności przedsiębiorstwa na tle całej grupy objętej systemem). Umożliwi to wyselekcjonowanie najkorzystniejszych rozwiązań i po ich przeanalizowaniu zastosowanie u pozostałych partnerów.